个旧市凯盟工贸有限责任公司申诉机制

1 目的

公司应建立行业性的申诉机制，作为风险的早期警报系统。确保公司原料采购符合《负责任矿物审验流程》要求，认真履行企业社会责任，建立规范、科学、有效的申诉机制，允许任何相关方（受影响人员或举报者）说出与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑并得到妥善处理。

2 依据

《负责任矿物审验流程锡和钽的审验标准》、《负责任矿物供应链管理体系》、《供应链政策》。

3 适用范围

本程序适用于本公司的相关方及本公司涉及负责任矿物采购相关工作的部门及人员 。

4 管理机构及职责

公司供应链管理工作组负责申诉工作的处理。

5 工作程序

1)        申诉信息的收集

l   公司设立联系/申诉电子邮箱，电子邮箱地址：1553724507@qq.com, 电子邮箱地址在公司对外公布供应链政策中予以公布，电子邮箱用于接收相关的询问和申诉。

l   工作中接收到的相关方关于负责任矿物供应链的与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑方面的信息。

2)        申诉的内容

相关方对公司的供应链管理提起申诉时，该申诉需包含以下内容：

l   包含申诉方的名称和联系信息，并由申诉方的法定代表人签字（公司接受实名申诉同时也接受匿名申诉）；

l   具体说明向何种事项提起申诉及理由；

l   附相关书面证据；

l   具体说明在提出申诉之前采取了哪些步骤来解决问题；

l   申诉沟通语言采用中文。

3)        申诉信息的分类

公司需对接收到的询问和申诉信息进行分类识别，申诉信息分为一般信息、特殊/重要申诉信息、不予受理信息。

a           一般信息：相关方对公司负责任矿物供应链管理的咨询、供方的调查问卷等。

b          特殊或重要申诉信息：

l   管理不符合RMAP要求的信息；

l   对公司的矿物采购涉及公司识别的高风险区域的信息；

l   对公司的矿物采购不符合公司的供应链政策的信息。

c           不予受理信息：

l   琐碎的、恶意的、无理取闹的或疑似为获得竞争优势而产生的投诉。

l   没有令人信服的客观证据支持的投诉。

4)        申诉的处理

由供应链管理工作组在收到申诉后 5个工作日内确认收到申诉，在基于申诉是否符合的基础上确认接受或拒绝申诉。

如果申诉被拒绝，应向申诉方提供书面解释，并记录在申诉登记册中。不得采取进一步行动。

对特殊重要申诉信息由供应链管理工作组在决定受理后10工作日内对上诉或投诉进行调查、审查和裁决。工作组应尽最大努力在截止日期前完成工作。在极少数情况下可能需要额外的时间。工作组应采取合理措施，包括召开一次或多次会议，以做出合理决定。这类措施的例子包括:

l   咨询专家

l   请求申诉方或其他人提供更多信息

申诉方不合作可被视为中止该程序的理由。工作组应协商一致决定是否中止申诉程序。

申诉决定以书面形式传达给申诉方，申诉决定应包含：

l   申诉决定

l   申诉决定是如何以及何时做出的

l   任何新的建议

5)        申诉的记录

供应链管理工作组应将收到的申诉记录在《供应链申诉应对表》中，包括以下内容:

l   何人何时提交申诉；

l   申诉的类型、问题或主题以及随申诉提交的信息；

l   接受或拒绝决定；

l   申诉机制不应对投诉者进行报复，公司有义务对投拆人信息保密。